Jeder Beschaffungsprozess verursacht bekanntlicherweise externe aber eben auch interne Kosten.
Wie kann man das Beschaffungsbudget bestens ohne viele Nebenkosten nutzen?
Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer immer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität. (Philip Rosenthal)
Wir haben in einem Beitrag ein Beispiel gegeben, wie sich Werte erhalten lassen und damit neben der Kostenersparnis auch der so sehr notwendige Beitrag zum Umweltschutz und Nachhaltigkeit leicht darstellen lässt. (Werte erhalten statt verschwenden - Wiederverwendung, Upcyling und Recycling von Berufsbekleidung)
Dieser Schritt der Wiederverwendung geht einher mit Kostensenkungen in der Beschaffung von Bekleidung und Ausrüstung für alle Nutzer von Berufsbekleidung. Dabei ist es gleich, ob es sich um Uniformen, Schutzausrüstungen (PSA) oder anderen Equipment-Bereichen für Ihre Mitarbeiter-innen handelt. Dieses gilt ebenso für Gefahrgutausrüstungen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien, IT-Ausstattung und viele andere Dingen.
Schauen wir auf die Kosten. Es werden jedoch häufig allein die Ausgaben für den Kauf von Bekleidung und Ausrüstung im Einkauf gesehen. Vielleicht auch noch Haltbarkeit oder Tragedauer oder weitere Aspekte berücksichtigt. Wie aber setzen sich Beschaffungskosten tatsächlich zusammen? Was kostet es das Unternehmen, die Kosten zu senken? Welche Kosten fallen oftmals nicht auf oder nicht so ins Gewicht?
Gemäß einer bekannten Definition des Wirtschaftslexikon Gabler ist es nicht nur der reine Einkauf, die Tragezeit, die Nachhaltigkeit, Frachtkosten und weiteres mehr, die die Kosten beeinflussen und bereits einen immensen Aufwand bedeuten und daher systematisch verfolgt werden müssen. Bei einer Vielzahl von verschiedensten Lieferanten und Verhandlungen und verschiedensten Bestell-Kanälen wird dies bereits zu einem komplexen Unterfangen. Nein, in dieser Definition werden auch die weiteren Kosten und Aufwände betrachtet: Verwaltungskosten, Verteilkosten, Lagerhaltung, insbesondere Kosten der Beschaffungsstelle an sich und vieles mehr. Insofern sollen hier die Anschaffungskosten, Verwaltungskosten, Logistikkosten wie auch die Nebenkosten im Bestell- oder Ausrüstungsbudget komplett betrachtet werden.
Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/beschaffungskosten-31671
Single Point of Truth
Zusammengefasst sollten also in jedem dieser Bereiche die weniger sichtbaren Kosten reduziert durch ein harmonisches Zusammenspiel der Abläufe angestrebt werden. Notwendig ist ein Single Point of Truth: Hier werden Daten übergreifend aus verschiedenen Quellen harmonisiert und stehen den Nutzern zur Verfügung, im Sinne eines Data Lake als allumfassender Datenarchitektur. Datenqualität und -bestand sind große Herausforderungen
Klar ist für alle: Bei der digitalen Transformation sind Datenqualität und der Datenbestand eine der größten Herausforderungen. Ein effizientes Datenmanagement stellt sich als unverzichtbar dar. Denn: Durch die Digitalisierung entsteht eine große Menge an unterschiedlichen Daten – und diese müssen in ein System integriert, harmonisiert, aufbereitet und bereitgestellt werden. Auch ist es erforderlich, unterschiedliche Geheimhaltungsstufen zu wahren und die Daten auf Knopfdruck zugänglich zu machen. Statt nur einer sollen mehrere Zielgruppen gleichzeitig die Daten nutzen können. Wer benötigt wann wo welche Informationen und darf was? Welcher Mitarbeiter (Endnutzer der Ausstattung selbst / Kontigentbesteller / Freigebender / Controller / Abrechnender/ Steuernder von Notwendigkeiten / Verantwortlicher Sicherheit oder Standards) soll was wie wo und wann sehen?
Vereinfacht ausgedrückt: welche Fallstricke oder Herausforderungen gilt es somit zu betrachten, um das Beschaffungsbudget bestens auszunutzen und genannte „Nebenkosten“ gering zu halten?
Wir sehen hier 5 wirklich relevante Punkte, die es gilt, im Auge zu halten und die häufig nicht ausreichend detailliert genannt oder gesehen werden.
Ausgeführt ergeben sich -neben sicherlich vielen weiteren individuellen Herausforderungen- hier zu den 5 Punkten folgende zu bedenkende Aspekte …
Fehleingaben
Zeit
Medienbrüche
Datenschutz und Datenrisiken
Wartungsfristen und Prüfzyklen
Wie Sie bereits wissen, ist es also nicht nur die reine Anschaffung die Kosten verursacht. Es spricht also alles dafür, die Nebenkosten über eine Reduzierung der Aufwände und Optimierung der Nutzung zu senken und gleichzeitig harmonisiert die Prozesse in der Beschaffung von Bekleidung (ob Uniformierung oder Arbeitsschutz, gesamter benötigter Ausstattung oder Ausrüstung aller Mitarbeiter-innen in verschiedensten Jobkategorien) geschickt zu steuern und vereinfacht darzustellen?
Wenn wir also die Reduzierung der Nebenkosten als Aufgabe ansehen, dazu vereint mit der Möglichkeit der erneuten oder verlängerten Nutzung von bereits vorhandenem Material, Equipment oder Bekleidung, ergeben sich wieder die schon im Blog „Wiederverwendung von Ressourcen“ genannten Punkte mit vielen kleinen Details oder Anforderungen, Check-Ups und Weiterem.
Es geht also um
Nein, es geht on Top bei Effizienz noch um
Und daraus folgt
Was kostet es mich, einfach zu sparen, effizient vorzugehen und Prozesse zu steuern?
Kosten, Aufwand, IT-Ressourcen für eine Lösung? Wir bei Rigilog denken anders! Hier geht es nicht nur um den reinen Einkauf.
Aus diesem Grund haben wir unsere Lösung transLogiX als SaaS-Lösung gelauncht und dafür umfassende Informationen hinterlegt. Finden Sie einfach Case-Studies und Referenzen, kalkulieren Sie -unter Berücksichtigung der Kosten Ihren Mehrwert oder ROI. Nutzen Sie die Möglichkeit für einen Demo-Zugang, sprechen Sie uns an für weitere Informationen oder auch für eine für Sie individuelle Testphase. Wir meinen, viele Nebenkosten dürfen nicht sein! Einfach einfach zurücklehnen, Prozesse steuern, Kosten sparen und das Beschaffungsbudget effizient einsetzen.
Schauen Sie selbst und mit ganz wenigen Informationen sehen Sie die Optimierungsmöglichkeiten, sehen Kosten ebenso und testen anschließend selbst. 100% transparent!