Beschaffungsbudget - Budgets für die Austattung, nicht für die Nebenkosten aufwenden! Per Digitalisierung und Vereinheitlichung?!

Jeder Beschaffungsprozess verursacht bekanntlicherweise externe aber eben auch interne Kosten. 

Wie kann man das Beschaffungsbudget bestens ohne viele Nebenkosten nutzen? 

Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer immer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität. (Philip Rosenthal) 

Wir haben in einem Beitrag ein Beispiel gegeben, wie sich Werte erhalten lassen und damit neben der Kostenersparnis auch der so sehr notwendige Beitrag zum Umweltschutz und Nachhaltigkeit leicht darstellen lässt. (Werte erhalten statt verschwenden - Wiederverwendung, Upcyling und Recycling von Berufsbekleidung) 

Dieser Schritt der Wiederverwendung geht einher mit Kostensenkungen in der Beschaffung von Bekleidung und Ausrüstung für alle Nutzer von Berufsbekleidung. Dabei ist es gleich, ob es sich um Uniformen, Schutzausrüstungen (PSA) oder anderen Equipment-Bereichen für Ihre Mitarbeiter-innen handelt. Dieses gilt ebenso für Gefahrgutausrüstungen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien, IT-Ausstattung und viele andere Dingen. 

Schauen wir auf die Kosten. Es werden jedoch häufig allein die Ausgaben für den Kauf von Bekleidung und Ausrüstung im Einkauf gesehen. Vielleicht auch noch Haltbarkeit oder Tragedauer oder weitere Aspekte berücksichtigt. Wie aber setzen sich Beschaffungskosten tatsächlich zusammen? Was kostet es das Unternehmen, die Kosten zu senken? Welche Kosten fallen oftmals nicht auf oder nicht so ins Gewicht? 

Gemäß einer bekannten Definition des Wirtschaftslexikon Gabler ist es nicht nur der reine Einkauf, die Tragezeit, die Nachhaltigkeit, Frachtkosten und weiteres mehr, die die Kosten beeinflussen und bereits einen immensen Aufwand bedeuten und daher systematisch verfolgt werden müssen. Bei einer Vielzahl von verschiedensten Lieferanten und Verhandlungen und verschiedensten Bestell-Kanälen wird dies bereits zu einem komplexen Unterfangen. Nein, in dieser Definition werden auch die weiteren Kosten und Aufwände betrachtet: Verwaltungskosten, Verteilkosten, Lagerhaltung, insbesondere Kosten der Beschaffungsstelle an sich und vieles mehr. Insofern sollen hier die Anschaffungskosten, Verwaltungskosten, Logistikkosten wie auch die Nebenkosten im Bestell- oder Ausrüstungsbudget komplett betrachtet werden. 

Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/beschaffungskosten-31671 

Detaillierte Vollansicht hier 

Single Point of Truth 

Zusammengefasst sollten also in jedem dieser Bereiche die weniger sichtbaren Kosten reduziert durch ein harmonisches Zusammenspiel der Abläufe angestrebt werden. Notwendig ist ein Single Point of Truth: Hier werden Daten übergreifend aus verschiedenen Quellen harmonisiert und stehen den Nutzern zur Verfügung, im Sinne eines Data Lake als allumfassender Datenarchitektur. Datenqualität und -bestand sind große Herausforderungen 

Klar ist für alle: Bei der digitalen Transformation sind Datenqualität und der Datenbestand eine der größten Herausforderungen. Ein effizientes Datenmanagement stellt sich als unverzichtbar dar. Denn: Durch die Digitalisierung entsteht eine große Menge an unterschiedlichen Daten – und diese müssen in ein System integriert, harmonisiert, aufbereitet und bereitgestellt werden. Auch ist es erforderlich, unterschiedliche Geheimhaltungsstufen zu wahren und die Daten auf Knopfdruck zugänglich zu machen. Statt nur einer sollen mehrere Zielgruppen gleichzeitig die Daten nutzen können. Wer benötigt wann wo welche Informationen und darf was? Welcher Mitarbeiter (Endnutzer der Ausstattung selbst / Kontigentbesteller / Freigebender / Controller / Abrechnender/ Steuernder von Notwendigkeiten / Verantwortlicher Sicherheit oder Standards) soll was wie wo und wann sehen? 

Vereinfacht ausgedrückt: welche Fallstricke oder Herausforderungen gilt es somit zu betrachten, um das Beschaffungsbudget bestens auszunutzen und genannte „Nebenkosten“ gering zu halten? 

Wir sehen hier 5 wirklich relevante Punkte, die es gilt, im Auge zu halten und die häufig nicht ausreichend detailliert genannt oder gesehen werden.  

• Fehleingaben und Folgen davon 
• Zeit als Aufwand von der Bedarfsmeldung bis zur Ankunft bei Mitarbeiter-innen 
• Medienbrüche und Folgen davon 
• Aufwand für Datenschutz - und wen es von der Unternehmensgröße betrifft, auch das neue Lieferkettenschutzgesetz (LKSG) 
• Aufwand für die Überwachung und Einhaltung Wartungs- und Prüffristen 

Ausgeführt ergeben sich -neben sicherlich vielen weiteren individuellen Herausforderungen- hier zu den 5 Punkten folgende zu bedenkende Aspekte … 

Fehleingaben 

• Gibt es im Unternehmen viele handschriftliche Aufzeichnungen oder manuelle Wege? 
• Sind Auswertungen und Übertragungen von oder in Excel-Listen aktuell notwendig oder ein Standard? 
• Muss ich in externe Systeme wie ERP-Daten übergeben oder verschiedene Lieferantenportale nutzen, die vielleicht händisch übernommen oder übertragen werden? 
• Habe ich in Tochterfirmen, Niederlassungen, Depots…unterschiedliche gewachsene Abläufe und damit auch deren Tools oder den Umgang damit? Also differierende Prozesse, vielleicht auch unterschiedlich gewachsene? 

Zeit 

• Ergeben sich aus dem oben Genannten mögliche Fehleingaben oder Zeitverzüge, die ich vermeiden kann? 
• Benötige ich aktuell gesondert zum geplanten Budget benötigte einzelne Freigaben, die automatisiert gesteuert werden könnten? 
• Urlaub, Krankheit, telefonische Rückfragen sind natürlich vorhanden, aber wie gehe ich damit um, um Verzüge zu vermeiden? 
• Lange Wege in der gesamten Kette bis zur Ankunft beim Mitarbeiter sind vermeidbar über eine Workflow-gesteuerte Planung. 

Medienbrüche 

• Kommunikation und Ablauf per E-Mail, Fax, Telefon, Messengern ergeben Gefahren von Übertragungsfehlern. 
• Kataloge, Webshops und häufig unterschiedliche Onlineportale von unterschiedlichen Lieferanten benötigen den strukturierten Fluss in der Vereinheitlichung der Datenkommunikation. Ebenfalls für Auswertungsmöglichkeiten. 
• Unterschiedliche Datei-Varianten oder-versionen, unterschiedliche Kommunikationsformen und – Wege behindern eine korrekte Informationsübergabe. 

• Übernahme von Daten in verschiedenste interne Systeme bedürfen bestens eine Integration der verschiedenen Medien, um Brüche zu vermeiden oder die Harmonie des Prozessflows zu gewährleisten. 

Datenschutz und Datenrisiken 

• Unterschiedliche Rechner, Datenträger für Prozesse sind oftmals ein Hindernis oder schaffen Kommunikationshindernisse. 
• Wer darf was, wer darf es nicht? Wer hat Zugang zu persönlichen Daten? Dieses sollte strukturiert geplant sein. 

• Wer hat welche Daten? Wer hat welche Rechte? Hier gibt ein Rechte- und Aufgabenmanagement den Weg die Abläufe klar vor. 
• Wie sind Nutzer hierarchiert und sollen sie sein? Wer pflegt die neuesten Daten? Wer darf und soll etwas sehen. Wann und wie gesteuert? Hierzu gehört auch, wer löscht wann was und wo! 
• Gebe ich interne Daten an externe Lieferanten? Bleibe ich unabhängig von Lieferanten -auch bei Ausschreibungen? Hier sollte ich meine Wege direkt hinterlegen können und bestens meine Daten Inhouse behalten. 

Wartungsfristen und Prüfzyklen 

• Gesetzliche Auflagen für z.B. PSA mit der richtigen Auswahl für einen Bereich ergeben häufig ein Problem in der Steuerung. Wer benötigt was, wie verfolge ich wer was und richtig bekommen hat? Komme ich meinen Vorgaben/Auflagen nach? Muss ich evtl. Gruppen- auch für bestimmte Aufgabenbereiche bilden? Benötige ich Erstausrüster-Pakete mit einem Prüfzyklus? 
• Wie ist der Zustand, welche Fristen obliegen mir oder einem Teamleiter Nachweise darzustellen und sicher zu sein? Dieses ggf. auch noch nach Regionen und Niederlassungen übergreifend! 
• Prüfzyklen mit Nachweisen und eigene Standards, auch für Führerscheine oder Schlüssel. Welches Equipment habe ich, dass vorhanden sein muss oder in einem bestimmten Zustand? Wer hat es, wann erfolgt ein Nachweis? Wer bekommt automatisiert einen Check-Up-Termin und wie wird es protokolliert? 
• Wo erfolgt die Führung der Daten und wie erfolgt eine Erinnerung an wen für notwendige Termine, wenn ich unterschiedliche Depots oder Niederlassungen habe und trage die Daten zusammen und bin Nachweisfähig?  

Wie Sie bereits wissen, ist es also nicht nur die reine Anschaffung die Kosten verursacht. Es spricht also alles dafür, die Nebenkosten über eine Reduzierung der Aufwände und Optimierung der Nutzung zu senken und gleichzeitig harmonisiert die Prozesse in der Beschaffung von Bekleidung (ob Uniformierung oder Arbeitsschutz, gesamter benötigter Ausstattung oder Ausrüstung aller Mitarbeiter-innen in verschiedensten Jobkategorien) geschickt zu steuern und vereinfacht darzustellen?  

Wenn wir also die Reduzierung der Nebenkosten als Aufgabe ansehen, dazu vereint mit der Möglichkeit der erneuten oder verlängerten Nutzung von bereits vorhandenem Material, Equipment oder Bekleidung, ergeben sich wieder die schon im Blog „Wiederverwendung von Ressourcen“ genannten Punkte mit vielen kleinen Details oder Anforderungen, Check-Ups und Weiterem. 

Es geht also um 

• Eine reduzierte Verwendung von Rohstoffen. 
• Kostenreduktion der Beschaffung. 
• Rohstoffe nachhaltig nutzen.  
• Win/Win. Das gefällt der Umwelt und dem Portemonnaie. 

Nein, es geht on Top bei Effizienz noch um 

• Reduktion von Nebenkosten und Aufwänden. 
• Beschaffungsbudget optimiert und effizient genutzt. 
• Prozesse gesteuert und reportfähig.
• Informationen gebündelt und an der richtigen Stelle zum richtigen Zeitpunkt für den richtigen Mitarbeiter für die richtige Verwendung. 

Und daraus folgt 

• Mitarbeiter glücklich. 
• Chef glücklich. 
• Kunde glücklich. 

• Alle happy! 

Was kostet es mich, einfach zu sparen, effizient vorzugehen und Prozesse zu steuern? 

Kosten, Aufwand, IT-Ressourcen für eine Lösung? Wir bei Rigilog denken anders! Hier geht es nicht nur um den reinen Einkauf. 

Aus diesem Grund haben wir unsere Lösung transLogiX als SaaS-Lösung gelauncht und dafür umfassende Informationen hinterlegt. Finden Sie einfach Case-Studies und Referenzen, kalkulieren Sie -unter Berücksichtigung der Kosten Ihren Mehrwert oder ROI. Nutzen Sie die Möglichkeit für einen Demo-Zugang, sprechen Sie uns an für weitere Informationen oder auch für eine für Sie individuelle Testphase. Wir meinen, viele Nebenkosten dürfen nicht sein! Einfach einfach zurücklehnen, Prozesse steuern, Kosten sparen und das Beschaffungsbudget effizient einsetzen. 

Schauen Sie selbst und mit ganz wenigen Informationen sehen Sie die Optimierungsmöglichkeiten, sehen Kosten ebenso und testen anschließend selbst. 100% transparent!