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Um effektiv -unter Beachtung der Compliance-Regeln eines Unternehmens bzw. einer Organisation- das Beschaffen und Bewirtschaften zu steuern, kann auf den Einsatz moderner Software nicht verzichtet werden. Der folgende Beitrag beschreibt an einem konkreten Beispiel wie das Beschaffungsmanagement optimal nachhaltig gesteuert werden kann.
Mehr Effizienz und Fairness bei der Beschaffung von Ausrüstung und Bekleidung wünschen sich viele Organisationen, doch wie genau erreicht man das? Welche Steuerungsmöglichkeiten gibt es und wie organisiert man sich am besten? Wie viel muss bestellt werden, damit die Bevorratung ausreichend ist, jedoch nicht der zeitliche Verfall die Qualität einschränkt? Gibt es Planungshilfen, und wie lassen sie sich einsetzen? Gehen wir den Antworten mal auf den Grund:
Bei vielen Kundenbesuchen der letzten Jahre habe ich häufig die Situation vorgefunden, dass beim Bekleidungsmanagement nach dem so genannten Gießkannen-Prinzip eingekauft und ebenso an die Mitarbeiter verteilt wurde. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Nahverkehrsunternehmen möchte für seine Belegschaft regenfeste Jacken anschaffen und bestellt für alle Mitarbeiter nach einem geschätzten Größenschlüssel:
Weiß ich jedoch alle tatsächlichen Größen meiner Mitarbeiter, kann ich die Bestellung deutlich exakter vornehmen, als bei einer Planung „ins Blaue“. Die Software LogiX verarbeitet jeden Mitarbeiter mit genau seinem Größenraster und liefert exakte Mengen für jede Kleidergröße.
An dieser Stelle möchte ich einige Steuerelemente vorstellen, wie mit einem unternehmenseigenen Beschaffungsportal sämtliche Managementaufgaben einfach und übersichtlich gestaltet werden können.
Die Anforderungen an die Art der Ausrüstung und Bekleidung hängen in erster Linie von den Aufgaben des Mitarbeiters ab, die täglich zu erfüllen sind. In wieweit sich dabei Abhängigkeiten von Witterung und exponierten Gefahren ableiten lassen, wird schnell anhand exemplarischer Tagesabläufe und Einsatzszenarien deutlich. Am besten Sie definieren entlang der Jobbeschreibungen verschiedene Gruppen, wie Außendienst und Innendienst und brechen dann auf jede einzelne Jobfunktionen den Bedarf an Bekleidung oder Ausrüstung runter.
TIPP: Beginnen Sie bei der Berufsgruppe mit der meisten Ausstattung und entscheiden bei den weiteren Profilen, welche Teile der Bekleidung bzw. Ausrüstung entfallen können. Neben einer Vereinfachung z.B. bei der Erstausstattung eines neuen Mitarbeiters (da bereits die Artikel und Mengen vordefiniert sind) lässt sich durch Jobprofile eine stetige Versorgung der Mitarbeiter mit den notwendigsten Dingen sicherstellen und zugleich ein faires System innerhalb der gesamten Belegschaft etablieren.
Was ist mit Tragezeit gemeint? Der eigentliche Begriff kommt aus dem Tierreich und misst die Zeit der Trächtigkeit bis zur Geburt. Auf Ebene der Bekleidung übertragen bedeutet dies, dass wir von einer Nutzungsdauer sprechen, die vom Zeitpunkt der Übergabe an den Bekleidungsträger bis zum Ende der Nutzungsperiode anhält. Meist wird hier ein theoretischer Zeitrahmen von X Monaten oder X Jahren ausgegangen. Bleiben wir mal bei der Regenjacke, die stark vom Wettergeschehen Ihren bestimmungsgemäßen Einsatz hat (nur in Schlechtwetter Situationen), so ist dieser gar nicht so einfach zu kalkulieren. Wahrscheinlich wird sie nicht dem Verschleiß erliegen, sondern eher durch nachlässige Pflege, die zum Verlust der Imprägnierung oder Materialermüdung führt. Nehmen wir mal 3 Szenarien an:
Die möglichen Nutzungsperioden/ Tragezeiten eines Bekleidungsstückes schwanken zwischen einem und fünf Jahren in unserem Beispiel. Welche Handlungsempfehlungen lassen sich aus dieser Grafik entnehmen?
Wie verlängert man den Lebenszyklus eines Bekleidungsstückes?
Mit einem guten Image lassen sich sowohl bei einem Kleinunternehmen als auch einem Großkonzern gesteigerte Umsätze erzielen. (So hat eine Studie der Agentur Serviceplan und der Managementberatung Biesalski & Company gezeigt, dass der Ruf eines Unternehmens in Hinblick auf Nachhaltigkeit für bis zu 13 Prozent des Umsatzes verantwortlich ist.) Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien oder auch Sponsoring sind selbst beim Handwerker um die Ecke an der Tagesordnung, wenn er den örtlichen Fußballverein mit seiner Werbung auf den Trikots unterstützt. Im direkten Kundenkontakt stehen die Verkaufs- oder Außendienstmitarbeiter und sind das erste Aushängeschild eines Unternehmens oder einer Organisation. Die Verbraucher oder auch Konsumenten haben über diverse Bewertungsportale eine Stimme, um ihre Erfahrungen mit Ihrer Organisation bzw. Ihres Unternehmens öffentlich zu teilen. So wird dem ordentlichen Erscheinungsbild eines Monteurs auch die Qualität einer perfekten Arbeit zugeordnet.
TIPP: Wie können Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen, immer gut gekleidet zu sein und gleichzeitig die Corporate Identity zu wahren:
Um effektiv -unter Beachtung der Compliance-Regeln eines Unternehmens bzw. einer Organisation- das Beschaffen und Bewirtschaften zu steuern, kann auf den Einsatz moderner Software nicht verzichtet werden. Das Prinzip Karteikarte oder Excel-Liste schalten schon aus DSVGO-Gründen in den meisten Fällen aus und verteuern durch Eingabe/ Übertragungsfehler den gesamten Prozess. Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl der geeigneten Arbeitsbekleidung sprechen Sie mit Experten – hochfunktionelle Sportbekleidung kaufen Sie ja auch nicht auf dem Wochenmarkt. Die meisten Lieferanten ermöglichen ein Probetragen und definieren im weiteren Verlauf die Details Ihres Auftrittes. Über diesen Weg erhalten Sie auch von den Mitarbeitern ein gutes Feedback, ob sie sich in der Arbeitsbekleidung wohl fühlen. Immerhin erwarten sie Höchstleistungen von Ihrem Mitarbeiter und keiner will 8 oder mehr Stunden am Tag in unbequemer Kleidung verbringen.