KAUFEN Sie Mitarbeiterbekleidung oder STEUERN Sie schon?

zum Inhalt:

Um effektiv -unter Beachtung der Compliance-Regeln eines Unternehmens bzw. einer Organisation- das Beschaffen und Bewirtschaften zu steuern, kann auf den Einsatz moderner Software nicht verzichtet werden. Der folgende Beitrag beschreibt an einem konkreten Beispiel wie das Beschaffungsmanagement optimal nachhaltig gesteuert werden kann.

Mehr Effizienz und Fairness bei der Beschaffung von Ausrüstung und Bekleidung wünschen sich viele Organisationen, doch wie genau erreicht man das? Welche Steuerungsmöglichkeiten gibt es und wie organisiert man sich am besten? Wie viel muss bestellt werden, damit die Bevorratung ausreichend ist, jedoch nicht der zeitliche Verfall die Qualität einschränkt? Gibt es Planungshilfen, und wie lassen sie sich einsetzen? Gehen wir den Antworten mal auf den Grund:

Bei der Beschaffung von Bekleidung „im Regen stehen“?

Bei vielen Kundenbesuchen der letzten Jahre habe ich häufig die Situation vorgefunden, dass beim Bekleidungsmanagement nach dem so genannten Gießkannen-Prinzip eingekauft und ebenso an die Mitarbeiter verteilt wurde. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Nahverkehrsunternehmen möchte für seine Belegschaft regenfeste Jacken anschaffen und bestellt für alle Mitarbeiter nach einem geschätzten Größenschlüssel:

• von 20% Größe S,
• 30 % Größe M,
• 25 % Größe L
• und 25% Größe XL.
• Um auch für neue Mitarbeiter im laufenden Jahr noch einen Vorrat zu haben, werden von jeder Größe 25% mehr bestellt.

Soweit so gut und auch von der Grundüberlegung nachvollziehbar, eventuell findet sich der ein oder andere Leser hier auch wieder. Beim Verteilen werden alle Mitarbeiter mit Regenjacken ausgestattet. Dies geschieht meist unabhängig davon, ob sie tatsächlich im Freien arbeiten oder besonderen Wettersituationen ausgesetzt sind. Bei diesem Szenario treten folgende Probleme auf:

1. Da der angenommene Größenschlüssel nicht den tatsächlichen Größen der Mitarbeiter entspricht, entstehen sowohl Über- als auch Untermengen. Eine konstante Versorgung ist dadurch nicht gewährleistet.
2. Da dieser Artikel nicht von allen Mitarbeitern benötigt werden (z.B. Innendienst) werden sowohl Mittel als auch Ressourcen verschwendet.

Weiß ich jedoch alle tatsächlichen Größen meiner Mitarbeiter, kann ich die Bestellung deutlich exakter vornehmen, als bei einer Planung „ins Blaue“. Die Software LogiX verarbeitet jeden Mitarbeiter mit genau seinem Größenraster und liefert exakte Mengen für jede Kleidergröße.

An dieser Stelle möchte ich einige Steuerelemente vorstellen, wie mit einem unternehmenseigenen Beschaffungsportal sämtliche Managementaufgaben einfach und übersichtlich gestaltet werden können.

1. Steuerelement: Definieren der persönlichen Ausstattung nach Jobprofilen

Die Anforderungen an die Art der Ausrüstung und Bekleidung hängen in erster Linie von den Aufgaben des Mitarbeiters ab, die täglich zu erfüllen sind. In wieweit sich dabei Abhängigkeiten von Witterung und exponierten Gefahren ableiten lassen, wird schnell anhand exemplarischer Tagesabläufe und Einsatzszenarien deutlich. Am besten Sie definieren entlang der Jobbeschreibungen verschiedene Gruppen, wie Außendienst und Innendienst und brechen dann auf jede einzelne Jobfunktionen den Bedarf an Bekleidung oder Ausrüstung runter.

TIPP: Beginnen Sie bei der Berufsgruppe mit der meisten Ausstattung und entscheiden bei den weiteren Profilen, welche Teile der Bekleidung bzw. Ausrüstung entfallen können. Neben einer Vereinfachung z.B. bei der Erstausstattung eines neuen Mitarbeiters (da bereits die Artikel und Mengen vordefiniert sind) lässt sich durch Jobprofile eine stetige Versorgung der Mitarbeiter mit den notwendigsten Dingen sicherstellen und zugleich ein faires System innerhalb der gesamten Belegschaft etablieren.

2. Tipp: Mit Tragezeiten den Lebenszyklus verlängern

Was ist mit Tragezeit gemeint? Der eigentliche Begriff kommt aus dem Tierreich und misst die Zeit der Trächtigkeit bis zur Geburt. Auf Ebene der Bekleidung übertragen bedeutet dies, dass wir von einer Nutzungsdauer sprechen, die vom Zeitpunkt der Übergabe an den Bekleidungsträger bis zum Ende der Nutzungsperiode anhält. Meist wird hier ein theoretischer Zeitrahmen von X Monaten oder X Jahren ausgegangen. Bleiben wir mal bei der Regenjacke, die stark vom Wettergeschehen Ihren bestimmungsgemäßen Einsatz hat (nur in Schlechtwetter Situationen), so ist dieser gar nicht so einfach zu kalkulieren. Wahrscheinlich wird sie nicht dem Verschleiß erliegen, sondern eher durch nachlässige Pflege, die zum Verlust der Imprägnierung oder Materialermüdung führt. Nehmen wir mal 3 Szenarien an:

Die möglichen Nutzungsperioden/ Tragezeiten eines Bekleidungsstückes schwanken zwischen einem und fünf Jahren in unserem Beispiel. Welche Handlungsempfehlungen lassen sich aus dieser Grafik entnehmen?

• Bestimmung der Mindesttragezeiten nach Einsatzhäufigkeit entsprechend der Jobfunktion
• durchschnittliche Tragezeiten sind kein Indiz für konstante Versorgung
• Multifunktionsbekleidung kann trotz höherer Anschaffungskosten – die Gesamtkosten reduzieren (höhere Qualität und erweiterte Trageeigenschaften > längere Tragezeiten)

Wie verlängert man den Lebenszyklus eines Bekleidungsstückes?

• Übergeben Sie die Verantwortung, wann ein Mitarbeiter nachbestellen darf, in seine persönliche Verantwortung. Wir konnten bei sehr vielen Kunden, die Ihren Mitarbeiter im Self-Service die Bestellung überlassen, feststellen, dass durchschnittlich ein Drittel der geplanten Nutzungszeit überschritten wurde, bis neue Teile bestellt werden.
• Professionelle Reinigung und Wartung hochwertiger Bekleidung über einen spezialisierten Fachbetrieb, wobei der Arbeitgeber auch die Kosten übernehmen sollte

3. Tipp: Über die Ausstattungsmengen die Corporate Identity verbessern

Mit einem guten Image lassen sich sowohl bei einem Kleinunternehmen als auch einem Großkonzern gesteigerte Umsätze erzielen. (So hat eine Studie der Agentur Serviceplan und der Managementberatung Biesalski & Company gezeigt, dass der Ruf eines Unternehmens in Hinblick auf Nachhaltigkeit für bis zu 13 Prozent des Umsatzes verantwortlich ist.) Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Medien oder auch Sponsoring sind selbst beim Handwerker um die Ecke an der Tagesordnung, wenn er den örtlichen Fußballverein mit seiner Werbung auf den Trikots unterstützt. Im direkten Kundenkontakt stehen die Verkaufs- oder Außendienstmitarbeiter und sind das erste Aushängeschild eines Unternehmens oder einer Organisation. Die Verbraucher oder auch Konsumenten haben über diverse Bewertungsportale eine Stimme, um ihre Erfahrungen mit Ihrer Organisation bzw. Ihres Unternehmens öffentlich zu teilen.  So wird dem ordentlichen Erscheinungsbild eines Monteurs auch die Qualität einer perfekten Arbeit zugeordnet.

TIPP: Wie können Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen, immer gut gekleidet zu sein und gleichzeitig die Corporate Identity zu wahren:

• Kontingente großzügig gestalten (z.B. 3 Hosen, um Wechsel und Reinigung leicht organisieren zu können)
• Punktewerte häufig zu tragender Artikel niedriger kalkulieren (z.B. Hemden anstatt 15 Punkte nur 9 Punkte, damit immer akkurate Hemden getragen werden)
• Bei der Beschaffung auf hochwertige Materialen mit sehr guten Trageeigenschaften achten, denn nur Arbeitskleidung, die sich angenehm anfühlt, wird gerne und mit Stolz getragen und respektvoll gepflegt.

Resümee Bekleidungsmanagement

Um effektiv -unter Beachtung der Compliance-Regeln eines Unternehmens bzw. einer Organisation- das Beschaffen und Bewirtschaften zu steuern, kann auf den Einsatz moderner Software nicht verzichtet werden. Das Prinzip Karteikarte oder Excel-Liste schalten schon aus DSVGO-Gründen in den meisten Fällen aus und verteuern durch Eingabe/ Übertragungsfehler den gesamten Prozess. Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl der geeigneten Arbeitsbekleidung sprechen Sie mit Experten – hochfunktionelle Sportbekleidung kaufen Sie ja auch nicht auf dem Wochenmarkt. Die meisten Lieferanten ermöglichen ein Probetragen und definieren im weiteren Verlauf die Details Ihres Auftrittes. Über diesen Weg erhalten Sie auch von den Mitarbeitern ein gutes Feedback, ob sie sich in der Arbeitsbekleidung wohl fühlen. Immerhin erwarten sie Höchstleistungen von Ihrem Mitarbeiter und keiner will 8 oder mehr Stunden am Tag in unbequemer Kleidung verbringen.