Um am günstigsten einzukaufen verschiedene Lieferantenportale oder unabhängig digitalisiert und prozesssteuernd? Was sind hier aktuelle Tendenzen?
Die Digitalisierung im Einkauf und der Verwaltung, der Verteilung von C-Teilen wie im Bekleidungs- und Ausrüstungsmanagement ist ein Mittel zur Produktivitätssteigerung und Geschwindigkeitssteigerung. Durch die Transparenz aller Schritte in der Lieferkette und aller Daten können Unternehmen die Produktlebenszyklen effektiv managen und Risiken proaktiv erkennen.
Wie die Zukunft des Bekleidungs- und Ausrüstungsmanagement konkret aussieht, verändert sich rapide. Eines ist jedoch sicher: Grundlegende organisatorische Anforderungen verändern sich nicht. Auch zukünftig sind Einkäufer und Ausrüstungsverantwortliche auf der Suche nach geeigneten Lieferanten und wählen diese aus. Wie verändert sich der Umgang, die Verkettung und die Verwaltung? Wie gehe ich damit um, wenn ich diverse Lieferanten habe oder für Ausschreibungen und Verhandlungen unabhängig mit meinen Daten bleiben möchte?
Was sich verändert, ist die technologische Entwicklung und damit die Art und Weise, wie Beschaffung und Verteilung organisiert werden. Von Schwachstellen in der Liefer-, wie auch der Verteilerkette und Störfällen überrascht zu werden, ist durch ein funktionierendes Risikomanagement vermeidbar. Manuelle Prozesse haben ausgedient, Einkaufsorganisationen sollten versuchen, diese zu digitalisieren. Denn inzwischen sind cloudbasierte Plattformen und analytische Ansätze gängige Praxis. Nur wer mit der Entwicklung Schritt hält, kann konkurrenzfähig bleiben. Außerdem: Digitale Prozesse befreien von banalen und zeitraubenden Aufgaben. Der Einkauf und die Verwaltung gewinnen so mehr Zeit für wichtige Themen.
Was sind die größten Herausforderungen für Transportunternehmungen und Verkehrsbetriebe?
- Lieferverzögerungen bei Bestellung, damit sich ergebend und allgemein bei der Verteilung
- Zuordnung der richtigen Artikel nach Mitarbeiter/innen für Jobkategorien
- Rechenschaftspflichten und Verwaltung. Kostenstellenzuordungen.
- Ungenaue Berichte, vor allem bei neuen Mitarbeiter/innen und starker Personalfluktuation
- Inkludierungsnotwendigkeit von Leasingartikeln
- Verschiedenste Lieferanten mit verschiedenster Artikelveränderung und vielen eigenen Online-Portalen
- Kosten durch unnötige Lagerhaltung oder Nichtwiederverwendung von Artikeln
Dieses gilt für Bekleidung, Ausrüstung, PSA (Persönlicher Schutzausrüstung), Gefahrgutausrüstung, C-Teilen, IT-Equipment, Schlüsseln und vieles mehr, mit auch gesetzlichen Prüfungsvorgaben und Wartungsfristen.
Ebenso sollen meist eigene Standards eingehalten werden, da der Mitarbeiter als Aushängeschild des Unternehmens angesehen wird und werden sollte.
Für verschiedenste (Schutz- und DIN-)Normen bedarf es der korrekten Auswahl der Schutzausstattungen.
Unterschiedliche Berufskategorien benötigen unterschiedliche Ausrüstungskombinationen. Neue Mitarbeiter/innen sollen ohne Verzug bestens, passend und nach Anforderungen ausgestattet werden.
Es soll zwischen Kontigent- und persönlicher Bestellung unterschieden werden.
Wie kann eine Digitalisierung mit Steuerung der Prozesse dabei unterstützen und Aufwand wie auch Kosten reduzieren?
Über ein einfaches, funktionsreiches Online-Portal, das sich wie eine eigene, leicht zu navigierende Webshop-Website anfühlt und in dem jeder Mitarbeiter nur das sehen kann, was er sehen soll, werden alle Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse optimal gesteuert.
Dies ist besonders praktisch für Organisationen mit mehreren Geschäftseinheiten, Depots oder Niederlassungen mit unterschiedlichen Anforderungen - natürlich auch wenn mehrere Lieferanten involviert sind.
Die Mitarbeiter/innen können einfach und selbständig bis zu ihrem vorher festgelegten Jahresbetrag bestellen oder optional zusätzliche Artikel persönlich über E-Commerce-Zahlungsoptionen zukaufen. Eingereichte Bestellungen können so eingestellt werden, dass ein automatischer Genehmigungs-Workflow stattfindet. Damit überwachen leitende Teammitglieder den Prozess. Ebenfalls besteht die Option für Mitarbeiter/innen, über Ihre mobilen Endgeräte von jedem Ort zu jeder Zeit an jeden Ort selbst zu bestellen. Größen und Notwendigkeiten wie Schneiderbedarf für Sondergrößen, Embleme, Namenschilder, etc. sind direkt für den Mitarbeiter vereinfachend hinterlegt.
Die Planung der Einarbeitung von neuen Mitarbeiter/innen ist einfach. Erstausrüstungspakete können nach Jobkategorien definiert werden. Bei PSA und Gefahrgut auch nach entsprechenden Schutz-Normen. Mit einem 24-Stunden-Bestell- und Versand-Nachverfolgungsmodul können die Bestellungen auf dem Weg zum Empfangsort problemlos verfolgt werden. Persönliche Pakete stehen zur Verteilung an neue Mitarbeiter/innen rechtzeitig bereit. Verwechslungen, verlegte oder verlorene Bestellungen gehen gegen Null.
Über Termine mit Erinnerungen werden Prüf- und Wartungsfristen für sicherheitsrelevante Artikel aber auch Check-up-Termine für Mitarbeiter/innen (z.B. Führerschein, Gesundheitstest, etc.) kontrolliert und gesteuert. Ein häufiger und notwendiger Wartungs- und Prüffristen-Aufwand (wer, wann, was, wo) wird voll automatisiert und an den Verantwortlichen gesteuert und dokumentiert. Die genau richtigen Daten geben die Möglichkeit bessere Entscheidungen zu treffen, Berichte zu erstellen, Lagerbestände zu prüfen, neue Projekte zu planen und Benutzer und Rückgaben zu verwalten - und das alles in Echtzeit. Die entstehungsgerechte Verteilung aller Kosten auf Kostenstellen ist ein Transparenzgewinn, der ohne Zusatzaufwand generiert wird.
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